Wykonanie nawet niewielkiego projektu wymaga zaangażowania wielu osób. Przede wszystkim jednak wymagają dbałości, o najmniejsze choćby szczegóły. W koordynacji wszystkich etapów pracy nad projektami pomogą specjalistyczne oprogramowania.
Programy komputerowe mogą bardzo ułatwić zarządzanie projektami od momentu projektu, aż po oddanie go klientowi. Niektóre z nich pomagają tylko na poszczególnych etapach, jak na przykład planowanie, inne umożliwiają kontrole wszystkich obszarów. To, jakie oprogramowanie będzie najlepsze, zależy przede wszystkim od rodzaju projektu, ale także od sposobu jego kontrolowania, bo w każdej firmie obowiązują inne procedury. Zanim więc wybierze się oprogramowanie do zarządzania projektami trzeba dokładnie zastanowić się, jakie funkcje będą najbardziej przydatne.
Planowanie, to podstawa
Przy każdym projekcie najważniejsze jest planowanie. To właśnie od dobrego planu będzie zależało, jak zostanie ustalony harmonogram poszczególnych etapów. Jednak, by go stworzyć, najpierw trzeba zaplanować cele i poszczególne zadania, a następnie prześledzić sposoby ich realizacji. Bo to właśnie od zakończenia konkretnych etapów będzie często uzależnione rozpoczęcie prac nad kolejnymi zadaniami. Bez specjalistycznego oprogramowania może to być skomplikowane i rodzić wiele błędów. Dobre oprogramowanie do planowania powinno więc umożliwić określenie nie tylko wszystkich zadań, ale także przypisanie ich do poszczególnych pracowników – najlepiej z określeniem czasu potrzebnego na ich realizację. Pracę ułatwi także określenie istniejących powiązań poszczególnych zadań – na przykład jaki wpływ ma jeden etap, na kolejne i co może wyniknąć z ewentualnych opóźnień.
Wspólna praca nad projektem
Oprócz klasycznego planowania przyda się także oprogramowanie umożliwiające wielu osobom pracę nad dokumentami. Współdzielenie dokumentów pozwoli zaoszczędzić sporo czasu. Nie trzeba będzie za każdym razem wysyłać zmodyfikowanych dokumentów do poszczególnych osób, a wszelkie zmiany będą natychmiast widoczne dla wszystkich członków zespołu.
Przy wielu projektach, szczególnie wymagających kontaktu z osobami spoza zespołu – szczególnie w przypadku umawianych spotkań – przyda się także proste narzędzie do współdzielenia kalendarza oraz listy kontaktów. Po każdym uruchomieniu oprogramowania będzie można na bieżąco śledzić mające nastąpić wydarzenia. Uzupełniana na bieżąco lista kontaktów, to ogromne ułatwienie i duża oszczędność czasu dla wszystkich członków zespołu. Za każdym razem, gdy konieczna będzie osobista konsultacja z osobą spoza teamu, nie trzeba będzie zdobywać do niej danych kontaktowych.
Każdy projekt wymaga dyskusji nad poszczególnymi zadaniami, szczególnie w momentach, gdy nie wszystko działa, jak należy. Zmieniają się priorytety, często jedno zadanie staje się pilniejsze, z kolei inne wymaga nieco więcej czasu na dopracowanie. Dobrze jest mieć narzędzie, które pozwoli na dyskusje między współpracownikami i wymianę uwag.
