Na osobie zarządzającej projektami spoczywa spora odpowiedzialność. To od efektów realizacji powierzonych zadań zależeć będzie przypływ gotówki do firmowej kasy. Dlatego zanim zaczniemy rozdzielać zadania w swoim zespole warto przygotować plan działania. Jak jednak się do tego zabrać? I na co położyć największy nacisk
Krok po kroku do celu
Gdy stajemy na czele projektu czujemy się wyróżnieni. To znak, że nasza dotychczasowa praca została doceniona i szef jest w stanie nam w pełni zaufać. Niestety realizacja projektów wiąże się z ogromnym nakładem pracy i wymaga od nas dobrej organizacji. Dlatego warto nakreślić wcześniej plan działania, by nic nie umknęło naszej uwadze. Na samym początku musimy ustalić cel projektu i jego zakresu. Następnie powinniśmy nakreślić po kolei zadania, które muszą zostać zrealizowane. Plan realizacji projektu powinien zostać zatwierdzony przez naszych przełożonych. Każda osoba zarządzająca projektami musi też uwzględnić jak obszerny zespół będzie jej potrzebny do osiągnięcia celu. Warto zadbać o odpowiednie wyposażenie sprzętowe, które zdecydowanie usprawni pracę. Jeśli zależy nam na czasie nieocenione będzie , które pozwoli w szybki sposób kontrolować postępy i wychwytywać wszelkie błędy.
Czas nie jest sprzymierzeńcem
W środowisku firmowym liczy się czas. Realizacja projektu nie może się ciągnąć w nieskończoność. Dlatego następnym etapem musi być jasne nakreślenie kiedy projekt zostanie zakończony. Warto go podzielić na mniejsze etapy i przyporządkować im daty zamknięcia realizacji zadań. Będzie Ci wtedy łatwiej rozliczać podległy zespół z czynności, które im zlecisz. Jeśli mowa już o współpracownikach to kolejnym krokiem jest stworzenie odpowiedniego zespołu do realizacji projektu. To musi być decyzja przemyślana, warto przeanalizować umiejętności każdego wybranego pracownika, by ich później nie powielać. Im lepiej dopasowany zespół, tym większa szansa na odniesienie sukcesu.
Bądź dobrym koordynatorem
Kiedy zespół już stworzony czas na rozdzielenie zadań. Posiłkując się wcześniej stworzonym planem możemy nakreślić każdemu pracownikowi cele jakie ma osiągnąć. Bezwzględnie należy przypisać termin realizacji, który będzie motywował do pracy. Oczywiście nie może być on nierealny, niewiele osób będzie skłonnych do pracy po godzinach. Nie jest też powiedziane, że przełożeni będą w stanie wypłacić dodatkowe wynagrodzenia za nadprogramowe godziny. Dla pewności właściwej realizacji zadań możesz wprowadzić okresowe raportowanie postępów w pracy. Osoba zarządzająca powinna również informować na bieżąco zespół o postępach w pracy, etapie realizacji lub jawiących się kłopotach. Projekty zazwyczaj mają napięty harmonogram dlatego nie warto marnować czasu na chaos. Właściwa komunikacja to bardzo często klucz do sukcesu. Na koniec warto podkreślić, że osoba zarządzająca musi być też motywatorem do działania. Dlatego należy swój zespół chwalić kiedy praca idzie dobrym torem. To będzie dodatkowy bodziec motywujący do większych starań.
