Temat delegacji wiąże się z wieloma formalnościami, które muszą zostać dopełnione. Gwarantuje to bowiem prawidłowe zaewidencjonowanie oraz rozliczenie czasu pracy delegowanego pracownika. Dzięki dedykowanym narzędziom, rozliczanie delegacji może być proste i intuicyjne! Zapomnij o stosach faktur i rachunków za paliwo, czy hotel. Od teraz wszystko możesz mieć w zasięgu ręki, np. na służbowym telefonie lub tablecie.
Delegacja online krok po kroku, czyli jak efektywnie administrować podróżami służbowymi
Delegacja to nie tylko kwestia zakupu biletów czy zarezerwowania noclegu w hotelu. To także szereg dokumentów, prezentacji, a nawet konieczność bieżących konsultacji między pracownikami delegowanymi a tymi, którzy pozostali w siedzibie firmy. Delegacja online, pozwala wszystkie te elementy połączyć w jedną całość, w formie całkowicie zdalnej. Masz do niej nieograniczony dostęp – z każdego miejsca i i o każdej porze.
Na Inewi.pl istnieje możliwość założenia darmowego konta, które pozwoli sprawnie zarządzać delegacjami.
- Rozpoczynasz od utworzenia darmowego konta. Cały proces jest bardzo prosty i intuicyjny.
- Dedykowana szata graficzna pozwala na szybkie zorientowanie się, jak działa wirtualny kalendarz administrowania delegacjami.
- Zacznij od wprowadzenia danych swoich pracowników.
- Następnie utwórz delegację. Proces bardzo przypomina dodawanie wydarzenia w kalendarzu mobilnym.
- Po utworzeniu delegacji poprzez podanie miejsca i czasu, możesz dodać do tego wydarzenia delegowanych pracowników, a także udostępnić im niezbędne dokumenty oraz wytyczne.
- Pracownicy mają także możliwość korzystania z dedykowanego chatu. Może on okazać się pomocny przy ustaleniach organizacyjnych takich, jak np. miejsce zbiórki, czy dojazdu, a także służyć do wymiany poufnych informacji.
Zebranie wszystkich danych w jednym miejscu nie tylko ułatwia rozliczenie delegacji, ale pozwala także krok po kroku przeanalizować jej przebieg i wartość dla firmy. Na tej podstawie można się lepiej przygotować do organizacji kolejnej delegacji. Zbiór plików oraz zapisy na chacie pozwolą bowiem na dogłębną analizę przebiegu delegacji i zweryfikowanie jej plusów oraz tego, co należy poprawić w przyszłości.
Delegacja zagraniczna – nie taki diabeł straszny, jak to malują!
Ten rodzaj delegacji wiąże się z dodatkowymi formalnościami, wynikającymi często z przepisów unijnych lub międzynarodowych w przypadku delegacji poza teren Unii Europejskiej. Niemniej jednak i w tym przypadku można skorzystać z narzędzi online.
Delegacja online – bezproblemowo rozliczaj delegacje zagraniczne – wszystkie dokumenty dostępne w jednym repozytorium plików.
- Dzięki temu repozytorium bez trudu odnajdziesz właściwe przepisy, na podstawie których rozliczysz wyjazd służbowy pracowników. W razie wątpliwości możesz skorzystać z dedykowanego chatu i przedyskutować sporne kwestie bezpośrednio z delegowanymi pracownikami.
- Pliki w repozytorium są bezpieczne i nie ma obawy, że się zgubią. Rozmowy na chacie są archiwizowane, dzięki czemu można do nich powrócić w dowolnym momencie.
- Chat umożliwia także bieżącą komunikację z uczestnikami delegacji, co ma szczególne znaczenie a przypadku delegacji zagranicznych.
- Pozwala na szybką i dyskretną wymianę opinii i uwag, a w razie potrzeby na zmianę strategii. Wszyscy dodani do delegacji pracownicy mają możliwość przesyłania plików, np. zdjęć, arkuszy kalkulacyjnych, czy raportów.
Tego typu platforma może okazać się szczególnie przydatna w przypadku negocjacji, gdzie kluczową rolę odgrywa dobór odpowiedniej argumentacji. Użytkownicy chatu mogą sprawnie wymienić się uwagami oraz przesłać sobie odpowiednie pliki na poparcie swoich racji.
Dedykowane narzędzia online do ewidencji i rozliczenia delegacji online z pewnością ułatwiają pracę. Dzięki nim cała procedura sprowadza się do kilku kliknięć, bez konieczności przeglądania stosu papierów. W dobie pracy zdalnej oraz planowanych w wielu organizacjach modelach hybrydowych, tego typu rozwiązania wypadają się być szczególnie atrakcyjne.
