Wyjazd ekipy naszej firmy w celach służbowych do innej miejscowości lub kraju zawsze wymaga odpowiedniej organizacji. Każdy tego typu wyjazd niezależnie od jego misji sprowadza się przede wszystkim do przemyślenia problemów takich jak m.in: transport, mobilność pracowników w miejscu docelowym oraz odpowiednie miejsce noclegowe. Sprawdź, jak to zrobić, aby nie nadwyrężać niepotrzebnie firmowego budżetu, a jednocześnie zapewnić swojej kadrze komfort i bezpieczeństwo.
Dobrze przemyśl wszystkie środki transportu
Częstym błędem organizacyjnym powodującym znaczne podwyższenie kosztów podróży jest nieprzemyślany sposób transportu pracowników już w miejscu docelowym. Wysiadając z autobusu czy pociągu przemieszczają się oni z dworca do hotelu i z hotelu do miejsca pracy drogą taksówką. Zwłaszcza jeśli regularnie wyjeżdżających pracowników jest w Twojej firmie kilkunastu, warto postawić na usługi sprawdzonej firmy przewozowej, z którą możesz nawiązać długotrwałą współpracę i dzięki temu wynegocjować niższą cenę za regularne przejazdy. Zastanów się także, czy nie bardziej opłaca się zapewnić swojej kadrze pojazdy służbowe.
Pamiętaj, że wcześniej zarezerwowany bilet na samolot do innego miasta czy kraju zwykle okazuje się być o wiele tańszy od biletów na pociąg czy autobus. Dwa ostatnie środki transportu często wiążą się dodatkowo z licznymi przesiadkami, co jest niewygodne i stresujące dla podróżującego. O ile tylko Twój pracownik nie ma lęku przed lataniem, postaraj się zadbać o wcześniejsze zabukowanie biletów samolotowych do miejsca delegacji. Dzięki temu możesz znacznie zaoszczędzić czas pracownika, znacząco podnieść komfort jego podróży oraz nie nadwyrężać niepotrzebnie budżetu swojej firmy.
Znajdź i zarezerwuj noclegi z odpowiednim wyprzedzeniem
Pamiętaj, aby minimum dwa tygodnie wcześniej odnaleźć odpowiedni hotel dla wszystkich swoich pracowników i zarezerwować dla nich pokoje. Jeśli delegacja będzie trwała dłużej niż tydzień, postaraj się zadzwonić do wybranego ośrodka już z dwu lub trzymiesięcznym wyprzedzeniem, aby mieć pewność, że wszyscy znajdą się w jednym obiekcie. Możesz też wówczas spróbować wynegocjować niższą cenę. Zadbaj, aby wybrany hotel był zlokalizowany możliwie jak najbliżej miejsca szkoleń czy wykonywanych przez Twoją kadrę prac.
Szczególnie w przypadku, jeśli w delegację wysyłasz liczniejszą grupę pracowników na długi okres pobytu, zwróć się do firmy, która posiada w ofercie całe mieszkania dla firm. Często proponuje ona także pokoje, hostele czy apartamenty rozlokowane w kilku dzielnicach większego miasta. Dzięki temu zapewnisz Twoim pracownikom dobre warunki mieszkaniowe oraz szybki i wygodny dojazd do pracy. Pamiętaj, że dla wielu z nich długi wyjazd służbowy wiąże się ze stresem i wyrzeczeniami, dlatego postaraj się w jak największym stopniu zadbać w tym czasie o ich komfort i bezpieczeństwo. (źródło: )
